Zusammenarbeit neu denken

Digitalisierung

Zusammenarbeit neu denken

Illustration einer Person im Home Office und von Personen im Büro. Beide sind in einer gemeinsamen Videokonferenz

Die HOWOGE arbeitet immer vernetzter. Von der Zentrale bis in die Logen der Concierges wird allen Mitarbeiter:innen die gleiche digitale Teilhabe ermöglicht. Damit dies gelingt, braucht es Veränderung. An der Technik, aber auch in den Köpfen. Mehr dazu berichten der Leiter Personalentwicklung & Ausbildung Christian Mackels und Matthias Junge, IT Project Lead.

Wie macht sich die HOWOGE auf den Weg in die digitale Arbeitswelt?

Christian Mackels: Die Pandemie war ein große Digitalisierungstreiber. Digitalisierte Arbeitsplätze und mobiles Arbeiten sind inzwischen für viele Mitarbeiter:innen der HOWOGE gelebter Alltag. Dabei haben wir die Flexibilität weiter erhöht, bei Ausstattung, Arbeitsort und Arbeitszeit. Abgestimmt mit der Führungskraft gibt es da große Wahlfreiheit.

Matthias Junge: So wollen wir den Bedarfen des Unternehmens ebenso wie den Bedürfnissen der Menschen nachkommen. Weiterhin schauen wir unsere internen Prozesse mit dem Ziel an, diese zu verschlanken und zu digitalisieren.

Sind bei der HOWOGE alle Voraussetzungen für vernetztes und kollaboratives Arbeiten geschaffen?

Matthias Junge: Inzwischen haben fast alle Kolleg:innen ein mobiles Endgerät, egal ob sie in der Zentrale beschäftigt oder als Hausmeister oder Concierge vor Ort unterwegs sind. Die Ausstattung hat sich leider etwas verzögert, da die Lieferzeiten teilweise noch sehr lang sind und teils neue Leitungen für die Internetanbindung verlegt werden mussten. Es ist ein großer Unterschied, ob wir die Zentrale, ein Kundenzentrum oder die Concierges ausstatten. Die Standort-Konzepte hängen von der Anzahl der dort arbeitenden Kolleg:innen ab, die sehr unterschiedlich ist. Trotzdem muss alles ineinandergreifen und es müssen die gleichen Tools zum Einsatz kommen.

Christian Mackels: Unsere Kolleg:innen gehen ganz unterschiedlich an die Technik heran. Manche legen gleich los und probieren aus. Andere wollen lieber erst alle Programme in der Tiefe verstehen. Die Ausgabe der Geräte begleiten wir daher mit einer zweistündigen Schulung. Im Weiteren orientieren wir uns am Lernbedarf.

Matthias Junge: Erfahrene IT-Kolleg:innen bieten dann „Rat und Tat“-Sessions an, wie wir das nennen. Die Kolleg:innen kommen dort mit konkreten technischen Fragen auf uns zu. Mit dem Lernbedarf gehen wir sehr individuell um. Wir bieten auch Einzelsessions an, um niemanden zu verlieren.

Worin sehen Sie die größte Veränderung?

Christian Mackels: Wir haben in den letzten Jahren viele neue Tools eingeführt. Eine mehr und mehr selbstverständliche Nutzung gehört künftig zum Arbeitsalltag dazu und bedarf entsprechend dafür eingeplanter Zeit. An dem Verständnis, dass Lernen ein selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags ist, daran arbeiten wir noch. Es ist dabei auch an den Führungskräften, dies vorzuleben.

Wo zeigt sich die neue Art des Arbeitens am deutlichsten?

Matthias Junge: Die Bereiche, die ihre Prozesse selbst gestalten können, profitieren am meisten davon. Das sehen wir im Personalbereich, wo der gesamte Recruiting-Prozess digital abläuft. Das beschleunigt alles und durch Vorstellungsgespräche über Video-Call bekommt man schnell von vielen Bewerber:innen einen Eindruck. Ich habe das selbst als Bewerber sehr positiv erlebt. Sogar das Onboarding wird durch eine App unterstützt.

Wie genau begleiten Sie die Teams dabei?

Christian Mackels: Wir machen auch das sehr individuell und bedarfsorientiert. Manche brauchen eine intensive Teambegleitung, weil es um fortgeschrittenes kollaboratives Arbeiten geht. Die sind auf einem anderen Pfad unterwegs als Menschen, die unsere „Rat und Tat“-Veranstaltungen besuchen, um ihr Gerät erstmalig zu nutzen. Das ist auch von Funktion und Aufgabe abhängig. Aber das Zielbild ist für alle das Gleiche. Nicht alle sind mit der gleichen Schrittlänge und demselben Tempo unterwegs, aber wir gehen alle zusammen in eine Richtung.

Matthias Junge: Wichtig ist auch, dass technische Ausstattungen und Lösungen möglichst mit langfristigem Fokus angelegt sind, damit sie akzeptiert und dauerhaft genutzt werden. Wir in der IT-Abteilung betrachten immer den Gesamtkontext, die ganze IT-Landschaft. Wir unterstützen Teams, die vorangehen und neue Lösungen ausprobieren wollen – solange sie zur IT-Strategie passen. Sehr wichtig ist dann allerdings, voneinander zu lernen und dass bei Erfolg jemand zurückgeht und die Anderen abholt.

Wie bringen Sie die verschiedenen Teile des Unternehmens zusammen?

Christian Mackels: Wir ermöglichen beispielsweise selbständiges Netzwerken und fördern das. Der Personalbereich muss das nicht mehr vollständig steuern. Idealerweise geschieht das einfach, egal ob Neueinsteiger:innen oder langjährige Mitarbeiter:innen und Führungskräfte. Regelmäßig findet zum Beispiel das Netzwerktreffen der Abteilungsleitungen statt. Bei dieser Eigeninitiative vernetzt sich die dritte Führungsebene, um Best-Practices zu teilen und sich zu gemeinsamen Themen auszutauschen.

Diese interne Vernetzung ist vollkommen selbstgesteuert?

Christian Mackels: Ja, es gibt weder die Anforderung, es zu tun, noch begrenzen wir die Vernetzung. Das ist ausdrücklich erwünscht von der Geschäftsführung. Diesen Ansatz wollen wir etablieren: wenn du ein Thema hast, dann vernetze dich mit Anderen, die für die Lösung relevant sind.

Matthias Junge: Das spiegelt sich auch in der Ausstattung der HOWOGE-Zentrale mit den Think Tanks genannten Besprechungsräumen wider. Dort kann man sich spontan einbuchen und physisch zusammenkommen, immer mit Zugriff auf die digitalen Arbeitsplattformen. Auch virtuelle Konferenzen oder hybride Veranstaltungen sind problemlos möglich. Die Grundlagen sind alle da und sie werden auch immer mehr genutzt.